Werken op afstand beheersen | Online werkplek met Microsoft 365 en Azure Virtual Desktop

door Eric-Maikel Otten | jul 15, 2023 | IT Strategie, Microsoft 365

In de moderne (zakelijke) wereld is een efficiënte en flexibele werkplek van cruciaal belang voor het succes van een organisatie of instelling. Met de opkomst van cloud computing en virtualisatie is het mogelijk geworden om een online werkplek te creëren die toegankelijk is vanaf elke locatie en elk apparaat. Of je medewerkers zich thuis, in het buitenland of op kantoor bevinden, het maakt niet uit. Werken kunnen ze overal alsof zij op kantoor zijn. Microsoft 365 en Azure Virtual Desktop zijn twee krachtige tools die bedrijven kunnen gebruiken om zo’n online werkplek te realiseren. In dit blogbericht zullen we de voordelen en mogelijkheden van deze tools verkennen en hoe ze kunnen bijdragen aan een productieve werkomgeving.

Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is een geïntegreerd pakket met productiviteitstools die zijn ontworpen om samenwerking en efficiëntie te bevorderen. Het omvat populaire applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook, evenals cloudopslag en samenwerkingsmogelijkheden via Microsoft Teams. Met Microsoft 365 kunnen medewerkers documenten delen, real-time samenwerken aan projecten en communiceren via instant messaging en videovergaderingen. Bij Microsoft 365 betaal je ook alleen wat je nodig hebt. Je kunt blokken aan functionaliteit(en) per medewerker aan of uitzetten. Bijvoorbeeld: één medewerker heeft Power BI nodig voor zijn/haar functie. Binnen Microsoft 365 kan je hiervoor 1 licentie op het account van de medewerker aanzetten, voor 1 maand of meerdere jaren. En zo zijn er meerdere oplossingen, tools die je makkelijk aan of uit kunt zetten. Hierdoor hoef je geen dure (lange termijn) investeringen te doen. Een aantal servers kopen en onderhouden loopt al snel hoog op in kosten. Los van licentiekosten, etc.

Wat is Azure Virtual Desktop?

Azure Virtual Desktop (voorheen bekend als Windows Virtual Desktop) is een cloud gebaseerde virtualisatiedienst van Microsoft. Het stelt organisaties in staat om volledige Windows-desktops en -applicaties te leveren aan hun medewerkers, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken. Met Azure Virtual Desktop kunnen medewerkers toegang krijgen tot hun vertrouwde werkomgeving en bedrijfsapplicaties, terwijl IT-beheerders de controle behouden over de beveiliging en compliance. Je kunt het zien alsof je het gebruik van een laptop streamt op het internet. Jouw bedrijf applicaties draaien in een veilige cloud gebaseerde omgeving die hierdoor gemakkelijk te onderhouden en deelbaar tussen medewerkers is.

Voordelen van een Online Werkplek met Microsoft 365 en/of Azure Virtual Desktop

1. Flexibiliteit en mobiliteit

Een online werkplek stelt medewerkers in staat om overal en op elk gewenst moment te werken. Of ze nu onderweg zijn, thuis werken of op kantoor zijn, medewerkers kunnen toegang krijgen tot hun bestanden en applicaties via het internet. Dit vergroot de flexibiliteit en mobiliteit van het personeel, waardoor ze efficiënter kunnen werken en een betere balans tussen werk en privé kunnen vinden. In de praktijk zie ik vaak dat bedrijven stagairs of andere tijdelijke krachten geen (eigen) laptop of desktop computer geven. Zij verwerken bedrijfsgegevens rechtstreeks vanaf een eigen computer. Dit is een risico voor je onderneming, omdat je niet weet of je waardevolle data veilig is. Een online werkplek kan je in dit soort gevallen goed gebruiken. Je tijdelijke kracht logt bijvoorbeeld vanaf een eigen laptop in op jouw telewerk portaal en opent vanuit hier een online computer en gaat daarop aan de slag. Data blijft dan veilig op deze online werkplek met of zonder Microsoft 365. Zonder dat je een medewerker beperkt in wat hij of zij moet doen.

2. Schaalbaarheid

Met Microsoft 365 en Azure Virtual Desktop kan je eenvoudig de capaciteit van je online werkplek vergroten of verkleinen, afhankelijk van de behoeften die je bedrijf op ieder moment heeft. Zonder weer een andere laptop of desktop te kopen. Dit betekent dat je snel kunt reageren op veranderende marktomstandigheden of groeiende behoeften qua medewerkers. Deze online werkplek oplossing voorkomt dat je moet investeren in dure hardware of infrastructuur, waardoor kosten worden bespaard en efficiëntie wordt verbeterd.

3. Verbeterde beveiliging

Beveiliging is een topprioriteit voor elke organisatie, vooral als het gaat om het beschermen van bedrijfsgegevens en vertrouwelijke informatie. Ook kleinere bedrijven worden steeds vaker slachtoffer van cybercriminaliteit, met vaak grote gevolgen voor het runnen van hun business. Met Microsoft 365 en Azure Virtual Desktop kunnen IT-beheerders de toegang en beveiliging van de online werkplek nauwlettend in de gaten houden. Geavanceerde beveiligingsfuncties zoals multi-factor authenticatie, gegevensversleuteling en automatische software-updates zorgen ervoor dat gegevens veilig blijven, zelfs als een apparaat verloren of gestolen raakt. Dit soort vaak complexe taken kan je niet bij iedere medewerker beleggen.

4. Kostenbesparing

Het implementeren en onderhouden van een traditionele IT-infrastructuur met eigen servers en extra netwerkinrichting kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Met een online werkplek op basis van Microsoft 365 en Azure Virtual Desktop kan je als organisatie of instelling deze kosten verminderen. Je hoeft geen grote investeringen te doen in hardware, softwarelicenties, onderhoud en gekwalificeerd IT-personeel. In plaats daarvan betaal je alleen voor wat je gebruikt op basis van een abonnementsmodel, wat zorgt voor voorspelbare kosten en een hogere ROI.

Conclusie

Een online werkplek met behulp van Microsoft 365 en/of (een)Azure Virtual Desktop(s) biedt tal van voordelen voor organisaties van elke omvang. Het vergroot de flexibiliteit en mobiliteit van medewerkers, verbetert de beveiliging van bedrijfsgegevens, maakt schaalbaarheid mogelijk en bespaart kosten. Daarnaast verbetert het overzicht en werkdruk in beheer van je IT-omgeving hierdoor enorm. Door gebruik te maken van deze krachtige tools kan ook jouw bedrijf een productieve werkomgeving creëren en je concurrentiepositie versterken. Wel moet je ook als je tools als Microsoft 365 en Azure Virtual Desktop in huis haalt wel degelijk een investering doen. Niet alleen financieel maar ook in tijd, kennis voor opbouw, gebruik en nieuwe ontwikkelingen.

Kortom, als je op zoek bent naar een moderne en efficiënte werkplek, overweeg dan om Microsoft 365 en/of Azure Virtual Desktop te implementeren. Het zal je organisatie helpen om te overleven in de snel evoluerende digitale wereld. Dus, waar wacht je nog op? Ontdek de toekomst van productiviteit met een online werkplek met Microsoft 365 en verbeter je werkervaring vandaag nog. Neem contact op met Eric en laat je adviseren

Top 5 IT uitdagingen voor kleine en middelgrote bedrijven in Nederland (en hoe Managed IT Services ze kan oplossen)

door Eric-Maikel Otten | jun 23, 2023 | Blog, IT Strategie

Als eigenaar van een klein of middelgroot bedrijf in Nederland heb je waarschijnlijk te maken met veel IT-uitdagingen. Van beveiligingsproblemen tot hardware storingen, er zijn veel problemen die je bedrijf kunnen vertragen, lam leggen en mogelijk zelfs schade kunnen veroorzaken aan de reputatie van jouw merk en financiën.

Hieronder staan de top 5 IT-uitdagingen waar kleine en middelgrote bedrijven in Nederland mee te maken hebben en hoe Managed IT Services ze kan oplossen:

1. Beveiligingsproblemen

Het beveiligen van bedrijfsgegevens is een groot probleem voor bedrijven van elke omvang. Kleine en middelgrote bedrijven zijn vaak kwetsbaarder voor cyberaanvallen omdat ze niet altijd de middelen hebben om de nieuwste beveiligingsoplossingen te implementeren en te onderhouden. Managed IT Services bieden beveiligingsoplossingen zoals; antivirussoftware met inbraakbeveiligingen, actieve bewaking, firewalls, en encryptie om ervoor te zorgen dat jouw bedrijfsgegevens veilig blijven. Daarnaast bieden ze ook regelmatige beveiligingsupdates en patches om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf beschermd blijft tegen de nieuwste bedreigingen.

2. Gegevensback-up en herstel

Het verlies van bedrijfsgegevens kan rampzalig zijn voor een bedrijf. Het kan leiden tot financiële verliezen, reputatieschade en zelfs het einde van het bedrijf. Stel je eens voor dat als al je data weg is, kan je bedrijf dan nog verder?

Managed IT Services bieden back-upoplossingen om ervoor te zorgen dat jouw belangrijke gegevens veilig zijn en snel kunnen worden hersteld in het geval van een storing of ransomware (virus) aanval. Een beetje goede IT-service provider adviseert over en maakt gebruik van geavanceerde back-uptechnologieën om de gegevens van jouw bedrijf veilig te stellen en deze op te slaan op externe servers, zodat je ze kunt herstellen als jouw lokale opslagmedia beschadigd raken of verloren gaan.

3. Hardware storingen

Hardware storingen kunnen een grote uitdaging zijn voor kleine en middelgrote bedrijven die niet altijd de middelen hebben om snel te reageren op deze problemen. IT-apparatuur vereist meestal ook specifieke kennis die bijvoorbeeld niet bij een marketeer paraat is. Managed IT Services bieden snelle en effectieve oplossingen voor hardware storingen, waardoor je bedrijf snel weer operationeel kan zijn. Ze kunnen bijvoorbeeld op afstand toegang krijgen tot jouw computersystemen om het probleem te diagnosticeren en op te lossen zonder dat er een technicus op locatie nodig is. Ook is actieve monitoring vandaag de dag mogelijk, waardoor een storing proactief kan worden voorkomen. Bijvoorbeeld: een harde schijf maakt voor hij kapotgaat meer toeren. Dit kan je IT-dienstverlener proactief zien en daarop actie ondernemen. Dit soort diensten zijn wel extra’s die ook extra inrichting vereisen. Hier betaal je dus ook voor. Maar vaak wel fijn om te hebben op meest kritieke systemen.

4. Software-updates

Het bijwerken van software kan tijdrovend en complex zijn, vooral als je niet de juiste middelen hebt. Het is essentieel om jouw software en computers up-to-date te houden om ervoor te zorgen dat deze goed blijft werken en beveiligingslekken worden gedicht. Het regelmatig updaten van je Smartphone, laptop of server is één van de belangrijkste wapens tegen cyberaanvallen. Weet je op dit moment welke systemen helemaal bij zijn? Je IT-partner kan voor je bijhouden welke systemen achterlopen en dringend actie nodig hebben. Managed IT Services zorgen voor regelmatige software-updates en systeemupgrades, zodat je bedrijf altijd werkt met de nieuwste technologie. Dit kan je bedrijf helpen om efficiënter te werken, veilig te zijn en de productiviteit te verhogen.

5. Technologische ondersteuning

Het is niet altijd gemakkelijk om technologische problemen op te lossen zonder de juiste expertise. Managed IT Services bieden technologische ondersteuning en oplossingen voor problemen die je bedrijfsprocessen kunnen vertragen. Dit kan variëren van het oplossen van softwareproblemen tot het oplossen van netwerkproblemen en het bieden van algemene IT-ondersteuning bij je op locatie of op afstand. Door gebruik te maken van Managed IT Services, kun je deze uitdagingen overwinnen en ervoor zorgen dat jouw bedrijf soepel blijft draaien.

Concluderend bieden Managed IT Services een groot aantal voordelen voor kleine en middelgrote bedrijven in Nederland. Of je nu op zoek bent naar beveiligingsoplossingen, back-upoplossingen, hardware- of software-ondersteuning, Managed IT Services bieden de oplossingen die je nodig hebt om te slagen. Door gebruik te maken van deze diensten, kun je ervoor zorgen dat jouw bedrijf efficiënter werkt, productiever is en beter beschermd is tegen cyberaanvallen en andere bedreigingen.

Wil je meer weten over managed IT-diensten of misschien wel je IT-systemen aan ons uit handen geven? Neem dan contact met ons op.